Prefeitura moderniza Arquivo Público Municipal e garante agilidade nos processos administrativos

04/10/2022 - 13:39 Atualizado há 1 dia

Com o objetivo de preservar documentos históricos da 4ª cidade mais antiga do Brasil e de ofertar um serviço mais ágil na busca por documentos importantes para o cidadão, a Prefeitura de São Cristóvão, através da Secretaria de Governo e Gestão (Segov), vem transformando a realidade do Arquivo Público Municipal, por meio de um processo de gestão documental eficiente, com a implantação de um parque de digitalização moderno. A partir destas mudanças, o município permite atender com mais celeridade as demandas relacionadas à cidadania, nos âmbitos da administração, economia e justiça, além de armazenar dados sobre saúde, educação, meio ambiente, história, dentre outras áreas.

Digitalização do Arquivo Público Municipal

Para o prefeito Marcos Santana, a finalidade da modernização do arquivo público vai além de dar celeridade aos processos administrativos, pois auxilia na salvaguarda da memória da cidade. “Nós nos deparamos com um depósito inadequado e antiquado de documentos. Logo, tamanha importância do acervo documental que do município, vimos desde o primeiro momento a necessidade de modernização do sistema desse arquivo. Tudo vem sendo feito de maneira paulatina, mas que já tem nos garantido mais agilidade no atendimento às demandas tanto internas, quanto externas, além de preservar os documentos, garantindo assim, que as gerações futuras tenham acesso a esse material que conta a história da administração pública aqui em nosso município”, disse.

Marcos Santana, prefeito de São Cristóvão

Adailton Andrade, diretor do Arquivo Público Municipal de São Cristóvão, relata que “são notórias as mudanças que vem ocorrendo no arquivo, tanto que são comentadas como modelo em gestão documental no estado. Este é o resultado de um verdadeiro trabalho em equipe, que vem sendo desenvolvido por todos com zelo, dedicação e profissionalismo. Nosso trabalho tem como fundamento os princípios básicos da arquivologia moderna, passando pela seleção, classificação, indexação e arquivamento. Bem como desenvolvemos um olhar criterioso no que se refere à eliminação dos documentos que não possuem valor arquivístico, propiciando assim, uma contribuição para a boa governança do município”, afirmou.

Adailton Andrade, diretor do Arquivo Público Municipal

Alessa Ramos, assessora administrativa de Recursos Humanos, tem percebido em sua rotina de trabalho que a modernização do arquivo veio para auxiliar o cidadão sancristovense na resolução das questões burocráticas, a exemplo da busca por documentos mais antigos. “Muitos chegam buscando documentos antigos e o trabalho de consulta manual tomava muito o tempo do servidor. Documentos para INSS, contracheques, hoje em dia é tudo digitalizado, basta acessar a plataforma e o nome da pessoa já aparece. Um processo que antes durava dois meses pra juntar a documentação, hoje não dura 15 dias. Muitas vezes a demanda solicitada já é solucionada de um dia para o outro”, explicou.

Alessa Ramos, assessora administrativa de Recursos Humanos

Adailton reforçou que o arquivo “vem despertando a curiosidade de pesquisadores e instituições acadêmicas, em virtude da relevância do conteúdo presente no acervo. São documentos que retratam eventos tradicionais, como o FASC, as festas religiosas, o Cristo Redentor, que é o primeiro do Brasil, ou seja, arquivos que ajudam a contar a história da cidade. É esse tipo de conteúdo que estamos selecionando, classificando e higienizando para a disponibilização do público. São marcos importantes, que, reunidos, contribuem para que as futuras gerações compreendam a sua história e o lugar onde vivem. Por isso que o prefeito vem garantindo as melhores práticas de gestão documental, para que o Arquivo Público Municipal atue como verdadeiro instrumento de pesquisas históricas”, frisou.